Correo personalizado con dominio propio: reglas básicas

Estilo y eficiencia en tu email

En la esfera de los negocios por internet, el email profesional ha demostrado ser una herramienta muy efectiva para ganar credibilidad ante los posibles consumidores. Y es que según algunos reportes, el email es la herramienta de marketing con mejores resultados en retorno de inversión¡con hasta un 4,300%! 

No obstante, tener un correo con dominio propio por sí solo no garantiza que automáticamente transmitas mayor confianza en tus clientes potenciales, ni tampoco que el nombre de tu marca obtenga mayor reconocimiento.

Por eso, en esta oportunidad te queremos dar los mejores consejos para que las direcciones de email de tus colaboradores siempre tengan una apariencia profesional, y al mismo tiempo para que tengas mayor control sobre este activo digital de tu empresa. 

Dominios de correo electrónico: reglas básicas

Si estás leyendo esto, cabe asumir que estás en proceso de contratar un servicio de correo electrónico con dominio propio. Entre las razones para invertir en esta opción, en lugar de seguir usando un email gratuito, hay tres ventajas prácticas que debés tener en cuenta. Estas son:

    1. Proveedor confiable

Compará las opciones de almacenamiento, seguridad de datos y respaldo técnico que ofrecen los diferentes proveedores web.

Desde luego que hay diferencias de calidad y servicio en los paquetes disponibles pero, al decidirte por una compañía proveedora de hosting y dominio, no se trata sólo de una cuestión de precio, sino de garantizar que tu dominio y el nombre de tu marca estén protegidos (y qué mejor manera de hacerlo que con el registrador de dominios más grande del mundo, GoDaddy).

Adicionalmente, con un servicio de correo personalizado tenés herramientas de seguridad –como antivirus y filtros de correo no deseado– que te ayudan a bloquear los mensajes potencialmente peligrosos.

    1. Estructura estandarizada

Ya con el dominio asegurado, tenés a tu disposición todas las direcciones que quieras poner antes de la arroba (@). Pero, ¿cómo se empieza?

Lo más importante antes de crear los correos de tu empresa es definir un formato único en su estructura, de modo que exista coherencia y uniformidad en todas las cuentas de correo que vayas a crear.

El objetivo principal es que cada dirección de email sea corta, individual y exclusiva. Así, el formato que elijas debe permitir que cada usuario tenga una dirección personalizada.

Con esto en mente, acá te compartimos las configuraciones más populares de correo con dominio propio:

Sólo nombre

juan@tudominio.com

sarah@tudominio.com

Sólo apellido

mendez@tudominio.com

juarez@tudominio.com

Nombre e inicial del apellido

juanm@tudominio.com

juan.m@tudominio.com

sarahj@tudominio.com

sarah.j@tudominio.com

Inicial del nombre y apellido

jmendez@tudominio.com

j.mendez@tudominio.com

sjuarez@tudominio.com

s.juarez@tudominio.com

Nombre y apellido completos

juanmendez@tudominio.com

juan.mendez@tudominio.com

sarahjuarez@tudominio.com

sarah.juarez@tudominio.com

Direcciones genéricas

info@tudominio.com

ventas@tudominio.com

contacto@tudominio.com

soporte@tudominio.com

facturacion@tudominio.com

Personaliza el remitente

Además del nombre de correo, el email profesional te permite establecer una regla para que todas las cuentas en tu dominio muestren el nombre del remitente en el buzón de entrada de tus contactos. 

Esto permite que aquellas personas que reciban tu correo puedan identificar a simple vista que se trata de un mensaje de tu compañía, y así sepan qué esperar incluso antes de abrir el mensaje.

Ejemplo remitentes de correo personalizado
Personalizá el remitente de tu correo

En ese sentido, hay tres formatos recomendados para los nombres de remitente:

  • Nombre y apellido completos: Juan Méndez <juan@bicicletasmendez.com>
  • Nombre y empresa: Juan @ Bicicletas Méndez <juanm@bicicletasmendez.com>
  • Nombre de la empresa y correo genérico: Bicicletas Méndez <info@bicicletasmendez.com>
    1. Redireccionamiento de los correos

Que puedas crear las direcciones de correo que quieras con tu dominio propio no quiere decir que debas hacer una cuenta para cada departamento o área de tu empresa y asignarle espacio de almacenamiento. 

Y es que esto puede ser impráctico. Por ejemplo, el equipo de marketing de tu empresa tendría que ingresar a dos diferentes direcciones de correo (la del encargado, jmendez@tudominio.com, y la del departamento en sí, marketing@tudominio.com), tanto para chequear los mensajes entrantes como para enviar emails de ciertas campañas, perdiendo tiempo valioso. 

Para evitar esto, los correos profesionales tienen dos características muy útiles: los alias virtuales y las direcciones de reenvío.

En el primer caso hablamos de una dirección alternativa –usualmente de las genéricas–, que te permite crear una identidad para que un equipo dentro de tu empresa pueda enviar y recibir correos desde esta dirección, sin tener que usar sus direcciones individuales. 

Una vez creadas estas identidades o alias, tu correo empresarial te permite dirigir automáticamente los mensajes entrantes a las direcciones de correo electrónico que vos decidas. Estas son las direcciones de reenvío. 

Por ejemplo, podés hacer que el alias webmaster@tudominio.com reenvíe todo el correo electrónico a jmendez@tudominio.com, la persona encargada del mantenimiento la página web de tu empresa. Y a su vez, el usuario de jmendez@tudominio.com puede enviar respuestas desde webmaster@tudominio.com.

Esto tiene la ventaja adicional de que no necesitás asignar espacio de almacenamiento para los alias, además de que la información personal de tu colaborador va a estar protegida.

Correo 100% personalizado: errores a evitar

Ya que hablamos de formatos recomendados y ventajas de las direcciones de correo con dominio propio, conviene que pongas atención a algunos errores comunes que podrían hacer que tu email pierda profesionalismo e imagen. 

  • Evitá direcciones muy largas. No siempre vas a tener colaboradores con nombre y apellido cortos (Juan Méndez, Sarah Juárez), por lo que usar el formato de nombre completo para todas las direcciones no es lo ideal. Tratá de apegarte al formato corto lo más posible.
  • No uses números. Aunque puede ser una manera fácil de diferenciar las direcciones de colaboradores con el mismo nombre y apellido, esto puede restar uniformidad a las demás cuentas. Como en el caso anterior, probá con alternar formatos con cada colaborador.
  • Evitá los apodos. Aunque hay diminutivos que agradables (como “Cris” en lugar de Cristina), no todos van a transmitir la formalidad deseada. Evitalos cuando puedas.

Para cerrar, te queremos recordar que, más allá de la confianza y la imagen profesional que proyectás hacia el exterior, invertir en servicios de correo con dominio propio te ayuda a mantener la eficiencia y la seguridad en el manejo de tu información al interior de tu empresa (con filtros anti-virus y rechazo de correos no deseados), así como con el respaldo de un equipo de expertos.