Guardar archivos en la nube con Microsoft Office

En la nube, pero no al aire

Quédate aquí y continúa leyendo para descubrir cómo guardar archivos en la nube con Microsoft Office y asegurar tus documentos sin ocupar tanto espacio.

Mucho se ha hablado de la nube y cómo puede ayudar a conservar tus archivos, pero sabes en realidad cómo se relaciona con la productividad de tu empresa y cuáles son los aspectos para considerar antes de decidir cómo usarla.

¿Qué es y por qué guardar archivos en la nube?

La nube o cloud es un término que se emplea para señalar que en la Internet se pueden procesar y almacenar recursos, así como datos que antes se guardaban o usaban desde una computadora.

Permíteme explicarlo mejor: en este espacio ya hemos hablado del hosting o almacenamiento web y en cada caso te he comentado que se trata básicamente del espacio que alquilas en un servidor, mismo que se encuentra físicamente ubicado en algún punto del planeta, pero que permite acceder a la información de tu sitio de forma segura, fácil y rápida, sin importar desde dónde se quiera entrar, pues al hablar de la nube es similar.

El concepto de nube se refiere a un conjunto de recursos que puedes utilizar en tu computadora, tableta o teléfono inteligente, pero que no están almacenados en ellos y de la misma manera que con el servidor de tu hosting puedes almacenar tu información en ella y tener acceso desde donde sea que te encuentres sin necesidad de utilizar el mismo dispositivo.

En otras palabras: la nube te permite trabajar en tu computadora o en el dispositivo de tu preferencia, pero usando recursos que están almacenados en Internet y no, en el dispositivo con el que estás trabajando.

Lo anterior te permite tener acceso a tu trabajo prácticamente desde el dispositivo que elijas y desde cualquier lugar del planeta, siempre y cuando tengas acceso a Internet.

Servicios cotidianos que ya usas en la nube

Si todavía no estás familiarizado del todo con el término nube y los ejemplos de arriba no son suficientes para entenderlo piensa en una página de contenidos audiovisuales común, ya sabes, aquella a la que entras cuando deseas ver un video.

En la barra de búsqueda sólo tienes que colocar las palabras o términos del tipo de video que deseas mirar y te desplegará hasta miles de opciones que coincidan o que se acerquen a lo que estás buscando, ¿cierto? Una vez que encuentras el video de tu preferencia le das clic al botón de reproducción y lo comienzas a disfrutar.

Este proceso se ha hecho cotidiano para la mayoría de los internautas, pero lo que pocos saben es que este tipo de páginas ofrecen sus servicios en la nube, ya que el almacenamiento de los videos se encuentra en un servidor lejano a tu computadora y, si lo reflexionas, en realidad has sido un usuario de la nube desde hace tiempo.

Ventajas del trabajo desde la nube

Una vez aclarado este punto imagina que, en lugar de usar los programas cotidianos, como Excel, Word, Outlook y PowerPoint, desde la misma computadora todos los días los usas un día en tu tableta mientras tomas un rico postre en una cafetería del centro mientras esperas a que llegue un cliente, otro día en la computadora del centro de negocios de un hotel porque viajaste a un trade-show importante, otro día desde tu teléfono móvil porque estás en el intermedio de una obra de teatro y en todas y todos tus archivos están disponibles como si hubieras cargado con tu PC o Mac de siempre a cada lugar que visitaste. Esto ya es posible gracias al servicio de almacenamiento en la nube con Microsoft Office.

Servicio de almacenamiento en la nube

Todos los archivos que se guardan en la nube necesitan un servicio de almacenamiento, en este caso pondremos como ejemplo OneDrive que pertenece a Microsoft porque considero que además de seguro es muy fácil de usar.

Antes de continuar es importante destacar que la decisión es tan trascendente como cuando elegiste a tu proveedor de web hosting, así que ten especial cuidado para elegir el servicio de almacenamiento en nube, ya que será a quien le confíes el cuidado y resguardo de los archivos de tu empresa.

Mi recomendación es buscar a la compañía registradora de dominios líder en el mundo porque sé que también es la que cuenta con todos los recursos técnicos y humanos que se necesitan para ofrecerte las mejores experiencias en el mundo digital.

Cómo guardar archivos en la nube

Los archivos que se trabajan en la nube se abren y guardan gracias a OneDrive de Microsoft Office, una aplicación que permite acceder a tus archivos desde cualquier parte y en cualquier dispositivo. Para usarla solo tienes que:

  • Iniciar sesión, ya sea desde OneDrive o desde cualquier aplicación de Microsoft Office o también, desde tu cuenta de hosting. Existe una compañía de servicios de alojamiento web incluido dentro de algunos paquetes la cómoda opción de usar Microsoft Office 365 desde el servidor en el que se aloja a tu sitio web para que puedas beneficiarte de los recursos que te ofrece y aumentes la productividad de tu empresa. Además, es garantía de que tu información estará bien protegida y tendrás acceso a ella prácticamente todo el tiempo y desde cualquier lugar.
  • Abre el documento que desees guardar en OneDrive y haz clic en “Guardar como”. Selecciona la carpeta de destino y listo: el programa se encargará de lo demás y tu proveedor de servicio de nube se ocupará de cuidarla.
Alejandra Rubio Bravo
Nativa del sur de la Ciudad de México, estudié Comunicación y me especialicé en corrección de estilo y Marketing Digital. Eterna enamorada de las letras, apasionada con la tecnología y feliz colaboradora en Virket, la empresa donde me encontré con la increíble riqueza de formas y oportunidades para comunicar y planificar estrategias enfocadas a innovar la relación cliente-empresa.