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Programación de eventos de Calendar

Los eventos en Calendar son ocurrencias con horas de inicio y finalización definidas, como reuniones o fiestas. Aparecen en tus calendarios personales y de grupo en la sección Calendarios de tu cuenta.

Puedes invitar a otros usuarios o grupos de Calendar a asistir a eventos. Los usuarios o grupos que invites recibirán correos electrónicos solicitándoles que proporcionen sus estados de asistencia. Calendar luego rastrea y muestra sus respuestas. Para obtener más información, consultaAceptar invitaciones a eventos de Calendar .

Para programar eventos

  1. Inicia sesión en tu cuenta de Calendar .
  2. Haz clic en Agregar evento .
  3. En el campo Título , ingresa un nombre para tu evento.
  4. Selecciona la hora de inicio y finalización del evento. Selecciona Evento de todo el día si el evento dura un día completo.
  5. Nota: Cuando programes eventos que entren en conflicto con los horarios de otros usuarios, esos usuarios aparecerán en la ventana Conflictos.

  6. Usa el menú Zona horaria para identificar la hora correcta para el evento.
  7. Si la zona horaria que necesitas no aparece en la lista, haz lo siguiente:
    • Haz clic en Administrar zonas horarias .
    • En la ventana Administrar zona horaria adicional , arrastra y suelta las zonas horarias seleccionadas desde el menú Disponible a los menús seleccionados. También puedes usar los botones + y - para agregar y eliminar zonas horarias seleccionadas.
  8. Ve a cualquiera de las pestañas siguientes, ingresa la información necesaria y luego haz clic en Guardar.

Detalles

Los detalles son información adicional relacionada con el evento que deseas rastrear en Calendar.

  • Calendario — Selecciona el calendario que usarás para programar el evento.
  • Tipo de evento — Selecciona el tipo de evento para el evento.
  • Icono — Selecciona un icono para identificar el evento.
  • Título — Ingresa el nombre del evento.
  • Ubicación — Identifica dónde se encuentra el evento.
  • Detalles — Agrega información relacionada con el evento.
  • Mi asistencia — Selecciona Asistir , Provisional o No asistir .
  • Estado del evento — Selecciona No completo o Completo .
  • Propietario del evento — Selecciona el usuario de Calendar que creó el evento. Por defecto, este campo contiene tu nombre y dirección de correo electrónico, pero puedes seleccionar a cualquier persona con la que compartas un Calendar.
  • Enviar notificaciones de asistencia a — Selecciona una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones o selecciona No enviar notificación .

Asistentes & Recursos

Los asistentes y los recursos son los usuarios de Calendar que asisten a tu evento y los recursos, como las salas de reuniones y el equipo de oficina, que usa tu evento.

Si el evento entra en conflicto con los horarios de otros usuarios, puedes hacer clic en el selector en la cuadrícula de tiempo y luego deslizarlo a la hora que se ajuste.

  • Asistente — Ingresa la dirección de correo electrónico Calendar de un usuario y luego haz clic en Agregar . Si los usuarios aceptan la invitación, el evento se muestra en sus calendarios personales. Después de agregar usuarios, haz clic en o No en la columna Obligatorio para cambiar sus estados a requerido para asistir o no requerido.
  • Grupo — Selecciona un grupo, selecciona los miembros del grupo al que quieres invitar, selecciona si es necesaria su asistencia y luego haz clic en Agregar . Si seleccionas Todos los miembros de un grupo, el evento se muestra en el calendario del grupo. Si seleccionas miembros individuales de un grupo, el evento se muestra en su calendario personal.

    Nota: Solo puedes programar eventos para grupos de los que eres miembro.

  • Recursos — Haz clic en el recurso que deseas programar para tu evento. Puedes programar el uso de cualquier recurso que pertenezca a los grupos de los que eres miembro. Para obtener más información, consultaAdministrar recursos de Calendar .

Para permitir que los asistentes a un evento inviten a otros usuarios de Calendar, selecciona Permitir que los asistentes inviten a otros usuarios .

La tabla muestra los nombres de los asistentes, sus estados de aceptación y requisitos, y la hora de sus eventos programados actualmente.

Recurrencia

Calendar puede programar automáticamente eventos recurrentes en los calendarios personales o de grupo de los asistentes y en los calendarios de recursos.

Selecciona una de las siguientes opciones y luego ingresa la información requerida para crear un evento recurrente:

  • Ninguno — El evento ocurre una vez.
  • Diariamente — Ingresa la frecuencia del evento en días o selecciona Todos los días de la semana si el evento se repite todos los días.
  • Semanal — Ingresa la frecuencia del evento en semanas y luego selecciona el día en que ocurre.
  • Mensual — Ingresa la frecuencia del evento en días del mes, la frecuencia de ocurrencias mensuales o selecciona una regla de recurrencia.
  • Anual — Ingresa la frecuencia del evento en días del mes por año, la frecuencia de ocurrencias anuales o selecciona una regla de recurrencia.

Recordatorios

Calendar puede enviar recordatorios para que los asistentes no se pierdan eventos.

Haz clic en Agregar recordatorio , completa los siguientes campos y luego haz clic en Agregar :

  • Dirección — Ingresa la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar el recordatorio.
  • Cuando — Ingresa y selecciona cuánto tiempo antes del evento deseas enviar el recordatorio.
  • Formato — Selecciona cómo quieres que se envíe el recordatorio:
    • Correo electrónico — Recibe un correo electrónico a una hora determinada.
    • SMS — Recibe un mensaje de correo electrónico SMS a una hora específica. Puedes recibir esto como un mensaje de texto en un teléfono móvil usando la dirección de correo electrónico de tu número de teléfono. Para obtener más información sobre la dirección de correo electrónico de tu número de teléfono, comunícate con tu proveedor de servicios de telefonía móvil.
    • Alerta — Recibe recordatorios en Calendar y a través de clientes de terceros, como Microsoft Outlook & reg ;, que reciben actualizaciones a través de la URL publicada de Calendar. Para obtener más información sobre cómo suscribirse a tu Calendar, consultaImportar, exportar y suscribirse a calendarios .

Adjuntos

Los archivos adjuntos te permiten compartir archivos con los asistentes a un evento.

  • Para cargar un archivo desde tu computadora, haz clic en Cargar archivo , localiza el archivo en tu computadora y luego haz clic en Abrir.

    Nota: Puedes adjuntar archivos de hasta 20 MB de tamaño.

  • Si tienes una cuenta de Online Storage, puedes cargar archivos almacenados allí. Haz clic en Cargar desde Online Storage , selecciona el archivo y luego haz clic en Agregar .

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